there are times when we will  meet our own idol ...
if that does not happen, then by having them smile at this photo makes us smile bright, and will always admire .....: D

fighting...!!!!!!!!

Tugas Makalah Managemen dasar

1.        Sistem

1.1   Pengertian sistem

  Sistem adalah suatu kumpulan elemen ataupun konsep yang berhubungan satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan yang sama. Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada  prosedurnya  dan  yang  menekankan  pada  komponen  atau elemennya. 

Pendekatan  sistem  yang  lebih  menekankan  pada  prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,  berkumpul  bersama-sama  untuk  melakukan    suatu  kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Menurut  Jerry  Fitzgerald,  Ardra  F.  Fitzgerald  dan  Warren  D.  Stallings,  Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

 Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang  menerangkan  Apa  (What)  yang  harus  dikerjakan,  Siapa  (Who)  yangmengerjakannya,  Kapan  (When)  dikerjakan  dan  Bagaimana  (How) mengerjakannya .

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

“Sistem  adalah  kumpulan  dari  elemen-elemen  yang  berinteraksi  untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

            Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen  atau  komponen-komponen  atau  subsistem-subsistem  merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi  penjualan,  subsistem  akuntansi  pembelian,  subsistem  akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Ciri-ciri sistem ( Jogiyanto H.M, 1999 ) :

1.  Mengarah Pada Tujuan ( Purpose Behavior )

Cara kerja sistem ini adalah merangkai dan mengkombinasikan fakta-fakta untuk mencapai tujuan dengan menggunakan aturan-aturan tertentu.

2.  Merupakan Suatu Keseluruhan ( Who Lism )

Sistem merupakan suatu keseluruhan  yang bulat dan utuh, dimana tujuan masing-masing dari bagian yang membentuk sistem akan saling menunjang dan mencapai tujuan dari sistem secara keseluruhan, dan ini berarti bahwa pencapaian tujuan dari salah satu bagian tidak dapat dilakukan dengan mengabaikan pencapaian tujuan dengan bagian yang lainnya.

3.  Adanya Keterbukaan ( Openess )

Sistem memiliki sifat yang terbuka, dimana suatu sistem dapat berinteraksi dengan sistem lainnya yang lebih besar.

4.  Adanya Proses Transformasi ( Transformation )

Suatu sistem mempunyai atau melakukan proses transformasi kegiatan yang mengubah sesuatu inputan atau memasukan menjadi satu Output untuk mencapai tujuan.

5.  Adanya Mekanisme Central ( Central Mechanism )

Ini berarti sistem mempunyai kemampuan untuk mengatur dirinya sendiri pada satu posisi yang lebih baik yaitu dengan jalan menjaga dinamika dan mempersatukan keharmonisan di dalam sistem itu sendiri.

6. Saling Berkaitan ( Interlation )

Sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berkaitan satu elemen dengan elemen lainnya.

1.2        Unsur-unsur Sistem

1.2.1  Karakteristik Sistem

Karakteristik Sistem terdiri dari :

a.     Komponen (Elemen)

Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai subsistem.

b.      Batasan sistem (Boundary)

Daerah yg membatasi antara sistem yang satu dengan yang lainnya /dengan lingkungan luar.

c.        Lingkungan luar (Environment)

Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem.

contoh : Vendor, Pelanggan, Pemilik, Pemerintah, Bank, Pesaing.

d.       Penghubung sistem (Interface)

Suatu media penghubung antara 1 subsistem dengan subsistem lainnya.

e.       Masukan (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Pada sisteminformasi, masukan dapat berupa :

1.      Data transaksi

2.      Data non transaksi (misal : surat pemberitahuan)

3.      Instruksi

f.       Keluaran (Output)

Hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yang berguna (informasi, produk) atau keluaran yang tidakberguna (limbah).Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :

1.      Informasi

2.      Saran

3.      Cetakan laporan

g.      Sasaran sistem (Objective)

Suatu tujuan yg ingin dicapai oleh suatu sistem.

f.    Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

1.3        Klasifikasi Sistem

1.3.1     Sistem Abstrak

Sistem yang berisi gagasan atau konsep. contoh : sistem teologi

1.3.2     Sistem Fisik

Sistem yang secara fisik dapat dilihat. contoh : sistem komputer, sistem transportasi.

1.3.3     Sistem Deterministik

Sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. contoh : program komputer.

1.3.4     Sistem Probabilistik

Sistem yang tidak bisa diramal dgn pasti karena mengandung unsur probabilitas. contoh : arisan, stok barang.

1.3.5     Sistem Tertutup

Sistem mandiri, sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan (tidak dipengaruhi oleh lingkungan). contoh : reaksi kimia dalam sebuah tabung tertutup.

1.3.6     Sistem Terbuka

Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. contoh :sistem keorganisasian, sistem penawaran.

1.3.7     Sistem alamiah

Sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia). contoh : sistem tata surya.

1.3.8     Sistem buatan manusia

Sistem yang dibuat oleh manusia. contoh : sistem komputer, sistem mobil.

Pengendalian dalam Sistem

1.    Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback)

2.    Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan

3.     Dilakukan dengan membandingkan keluaran system dengan keluaran yang diinginkan.

Umpan Balik

1.    Umpan balik negatif (negatif feedback)

2.    Menyesuaikan penyimpangan terhadap standar

Contoh : penerapan thermostat pada system pendingin (AC)

3.    Umpan balik positif (positive feedback)

4.     Untuk menambah kekuatan atau mendorong proses supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus menunggu terjadinya penyimpangan

Contoh : peramalan arus saldo kas di masa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas pada sistem perencanaan kas.

1.4               Administrasi dan Manajemen sebagai Total Sistem

            Menganalisis administrasi sebagai suatu totalitas tidak lepas dari adanya subsistem yang menjadi komponen administrasi itu. Juga tidak lepas dari pembahasan tentang super sistem, yaitu faktor-faktor yang berada di luar administrasi akan tetapi mempunyai tekanan pengaruh terhadap administrasi itu.

Beberapa subsistem yang mungkin terdapat dalam administrasi adalah

a.       Subsistem struktural. Artinya adanya susunan organisasi yang memudahkan penjabaran tugas pokok dan fungsi serta mempermudah pembagian wewenang dan tanggung jawab.

b.      Subsistem fungsional. Administrasi kepegawaian, administrasi keuangan, administrasi logistic, administrasi perencanaan dan sejenisnya merupakan contoh dari subsistem fungsional.

c.       Subsistem sektoral. Beberapa contoh dari subsistem sektoral adalah administrasi pertanian, administrasi industry, administrasi kesehatan, administrasi pendidikan, dan sebagainya. Super sistem yang mempengaruhi administrasi, administrasi tidak akan pernah bergerak hampa. Oleh karena itu sistem administrasi yang baik adalah administrasi yang selalu memperhitungkan tekanan pengaruh dari faktor-faktor yang meskipun berada diluar administrasi akan tetapi pasti untuk menentukan derajat ketangguhan administrasi itu sebagai suatu total sistem.

Ada delapan  super sistem yang harus selalu diperhitungkan yaitu :

a.       Super sistem yang bersifat geografis. Implikasi dari factor geografis terhadap pembinaan dan pengembangan sistem administrasi terlihat pada dua bidang utama yaitu komunikasi dan transportasi.

b.      Penduduk sebagai Super Sistem. Bertitik tolak dari filsafat bahwa pembangunan adalah pembangunan manusia Indonesia seutuhnya dan pembangunan adalah untuk seluruh rakyat Indonesia, jelas bahwa faktor penduduk merupakan satu super sistem yang tidak bisa tidak diperhitungkan.

c.       Kekayaan alam sebagai super sistem. Satu bangsa yang dikaruniai dengan kekayaan alam yang melimpah, sungguh adalah satu bangsa yang sangat berbahagia. Sistem administrasi yang perlu dikembangkan oleh suatu Negara yang tidak memiliki kekayaan alam akan sangat berbeda dengan suatu Negara yang memiliki kekayaan alam, apa lagi jika kekayaan alamnya melimpah.

d.       Ideologi sebagai super sistem. Administrasi sebagai total sistem hanya akan terbina secara tangguh apabila pembinaan sistem administrasi itu dilandaskan atas suatu ideologi dan falsafah bangsa yang bersangkutan. Bagi Indonesia landasan bagi pembinaan dan pengembangan sistem administrasi yang bulat adalah Pancasila dengan seluruh sila-silanya sebagai suatu kesatuan yang bulat.

e.       Sistem politik sebagai super sistem. Apabila proses politik telah selesai maka mulailah proses administrasi. Ungkapan itu telah menunjukkan dengan jelas adanya hubungan yang sangat erat antara proses politik dengan proses administrasi. Bahkan boleh dikatakan bahwa proses administrasi merupakan tindak lanjut dari prioses politik.

f.       Faktor ekonomi sebagai super sistem. Mebicarakan faktor ekonomoi sebagai super sistem terhadap administrasi sebagai total sistem berarti menyangkut beberapa masalah administrasi yang jelas dipengaruhi oleh faktor ekonomi.

Masalah-masalah administrasi tersebut antara lain yaitu :

1.  Masalah produktivitas,

2. Masalah efisiensi,

c. Masalah penegakan disiplin,

d. Masalah kegairahan bekerja, dan

e. Masalah loyalitas.

g.      Faktor sosial budaya sebagai super sistem. Berbicara mengenai faktor sosial budaya sebagai super sistem terhadap administrasi pada hakikatnya berbicara mengenai nilai-nilai sosial yang hidup dalam suatu masyarakat. Sangat sulit untuk menentukan nilai-nilai tersebut tidak dapat dirumuskan atas dasar generalisasi. Baik buruknya suatu nilai sosial tergantung pada kenyataan apakah nilai itu diterima atau ditolak oleh masyarakat.

h.      Ketahanan nasioanl sebagai super sistem. Ketahanan nasional dalam berbagai bidang harus didukung oleh suatu ketahanan nasional di bidang administrasi. Pentingnya ketahanan nasional sebagai salah satu super sistem harus diperhitungkan. Pada hakikatnya ketahanan nasional dalam berbagai bidang tersebut saling berkaitan dan saling mempengaruhi.

2.         Pengertian Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang

lama yang dapat berupa :

1.      Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama

tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa :

2.      kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin;

3.      kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan

kebenaran dari data kurang terjamin;

4.      tidak efisiennya operasi;

5.    tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

b.      Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

c.       Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu

1.5  Pengertian Sistem dan Analis Sistem

Digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

a.        Adanya instruksi-instruksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan

pemerintah. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahanpermasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga

menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah investasi yang tidak efisisen, seperti ;

a. peramalan penjualan dan produksi tidak tepat;

b.kapasitas produksi yang menganggur (idle capasities);

c.pekerjaan manajer yang terlalu teknis; dll.

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini

berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan

mengingatnya), yaitu sebagai berikut :

1. Performance (kinerja),

Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

2.  Information (informasi),

Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

3.Economy (ekonomis),

Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan- keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

4.Control (pengendalian),

Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.

5.Efficiency (efisiensi),

            Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut.

1.6  Prinsip Pengembangan Sistem

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi

b. Investasi yang terbaik harus bernilai

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut

6. Jangan takut membatalkan proyek

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system

Tahapan pengembangan sistem sebagai berikut :

a. Analisis sistem (system analysis)

b. Desain sistem secara umum (general system design)

c. Penilaian sistem (system evaluation)

d. Desain sistem terinci (detailed system design)

e. Implementasi sistem (system implementation)

1.7 Fungsi Analis Sistem

Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem

(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan.

2. Efisiensi dan Efektifitas

2.1 Pengertian Efisiensi dan Efektifitas

2.1.2 Pengertian Efisiensi

            Menurut R.A Supriyono (2000:329), yang dimaksud dengan efisiensi adalah “rasio keluaran terhadap masukan atau jumlah keluaran per unit masuka.”

Jadi suatu pusat pertanggung jawaban dikatakan efisiensi jika :

1.      Menggunakan masukan (biaya atau sumber-sumber)yang lebih kecil untuk menghasilkan dalam jumlah yang sama.

2.      Menggunakan masukan (biaya atau sumber-sumber)yang sama untuk menghasilkan keluaran dalam jumlah besar.

3.      Menggunakan masukan (biaya atau sumber-sumber) yang lebih kecil untuk menghasilkan keluaran dalam jumlah yang lebih besar.

Hal serupa di kemukakan oleh Robert N Anthony dan Vijay Govindarajan yang di terjemahkan oleh F.X.Kurniawan Tjakrawala (2002:14), “efisiensi adalah perbandingan output terhadap input, atau jumlah output per unit input.” Sedangkan menurut Abdul Halim dkk (200:72) :

            Efisiensi adalah rasio antara output terhadap input atau jumlah output per unit dibandingkan dengan input per unit. Ukuran efisiensi bias  dikembangkan dengan hubungan antara biaya sesungguhnya dengan biaya standar yang telah ditetapkan sebelumnya misalnya anggaran.

            Berdasarkan uraian-uraian tentang pengertian efisiensi di atas, maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu bahwa yang dimaksud dengan efisiensi adalah rasio atau perbandingan antara output dengan input. Efisiensi dapat diukur dengan membandingkan antara anggaran biaya dengan realisasi biaya.

2.1.2 Pengertian Efektifitas

Pengertian efektifitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai dengan pengertian efektifitas menurut Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa :

“Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya”.

Sedangkan pengertian efektifitas menurut Schemerhon John R. Jr. (1986:35) adalah sebagai berikut :

“ Efektifitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output realisasi atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif ”.

Adapun pengertian efektifitas menurut Prasetyo Budi Saksono (1984) adalah :

“ Efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input “.

Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.

2.2 Perbedaan  efisiensi dan Efektifitas

 Efektivitas adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Sebagai contoh jika sebuah tugas dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif.

 Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima. Sebagai contoh untuk menyelesaikan sebuah tugas, cara A membutuhkan waktu 1 jam sedang cara B membutuhkan waktu 2 jam, maka cara A lebih efisien dari cara B. Dengan kata lain tugas tersebut dapat selesai menggunakan cara dengan benar atau efisiensi.